Software of the Month Club (Business) 1998 May

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ Software of the Month Club (Business) 1998 May / Software of the Month Club - Business Shareware (Volume 249) (May 1998).iso / dos / biz / scrooge / scrooge.doc < prev next >

Wrap

Text File | 1996-04-19 | 121.0 KB | 3,192 lines

Servile Software Scrooge PREPARING SCROOGE FOR USE Before you can use Scrooge to help with the running of your business you must inform Scrooge of various things. To do this you should run the supplied program 'init', and select each menu facility in sequence. This will then provide Scrooge with the information it requires to be used. THIS FACILITY IS ONLY REQUIRED TO BE RUN ONCE, BEFORE USING SCROOGE THE FIRST TIME. Page 1 Servile Software Scrooge GETTING TO KNOW SCROOGE Scrooge is a comprehensive computer analysis and record keeping system. It can help you to save time and money by providing your accountant with the information he requires in an easy to use format. Scrooge can keep a close eye on your stock and keep you informed of items which require reordering, wastage, seasonal sales trends, products and product types which generate high income and those which do not. However, in order for Scrooge to perform, you need to supply information into Scrooge about stock movements, takings and purchases. To use Scrooge to its maximum you need to get to know it. There are seven areas to Scrooge: Accounts, stock control, purchase ordering, data analysis, wastage analysis, data maintenance, utility facilities. Each area is accessed from the Scrooge main menu. The Accounts area provides facilities for recording details of takings, and purchases, printing cheques for suppliers and reports of relevance to the accounting requirements of Customs & Excise and the Inland Revenue. The stock control area provides facilities for recording details of stock movements resulting from sales, returns and adjustments. Reports are provided which relate to stock control and ordering of stock. The purchase ordering area provides facilities for recording details of stock movements resulting from purchases. Both cash and purchase orders are dealt with. Reports deal with purchase orders and deliveries in to stock. The data analysis area provides general management information reports and analysis of sales by product and product type. The wastage analysis area provides facilities for stock taking and monitoring disappearing stock. The data maintenance area provides facilities for recording basic information about stock items, suppliers, account codes and the like. The utility area provides end of year and other seldom used facilities. Page 2 Servile Software Scrooge THE MAIN MENU The main menu is displayed when Scrooge is started up and provides access to the various sub menus of facilities offered by Scrooge. These sub menus provide access to facilities grouped together by their general purpose. For example, daily accounting facilities such as the entering of takings and payments, are grouped togther under the heading "Accounts Facilities". Purchase ordering facilities, and the entry of cash purchases are accessed through the "Purchase Ordering & Deliveries" heading. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software MAIN MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔════════════════════════════════╗ ║ Accounts Facilities ║░ ║ Stock Control & Sales ║░ ║ Purchase Ordering & Deliveries ║░ ║ Data Analysis & Graphs ║░ ║ Wastage Analysis ║░ ║ Data Maintenance ║░ ║ Utility Facilities ║░ ║ Exit Scrooge ║░ ╚════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 3 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES Scrooge's comprehensive and yet easy to use accounting facilities are all accessed by way of the Accounts Facilities menu shown below. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ACCOUNTS FACILITIES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Enter Takings Reprint Last Cheque Run ║░ ║ Enter Monies Paid Out Cheques Printed Report ║░ ║ Enter Invoices Received VAT Report ║░ ║ Review Suggested Cheque Payments P&L Figures Report ║░ ║ Print Suggested Cheque Payments Cash Flow Report ║░ ║ Print Supplier's Cheques Full Income & Expenditure Report ║░ ║ Print Supplier Labels Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 4 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - ENTER TAKINGS For the purposes of VAT, takings must be entered on a daily basis. These takings must be read from the till receipt, not the cash received into the till. Scrooge provides a tabular format for the entry of daily takings under the various account headings you have set up. The VAT is automatically calculated at the current rate known to Scrooge, but may be amended if required to reflect zero rated goods, or non- standard VAT amounts, such as machine takings. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER INCOME RECEIVED Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Outside Bar Machine Off ║░ ║DATE Sales VAT Takings VAT Sales VAT ║░ ╠════════╤═══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╣░ ║01/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 65.56│ 9.76║░ ║02/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║03/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║04/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║05/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║06/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║07/01/92│ 0.00│ 0.00│ 567.60│ 84.54│ 0.00│ 0.00║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new details to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 5 Servile Software Scrooge The takings screen scrolls from right to left to reveal more of your account headings and columns. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER INCOME RECEIVED Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Off ║░ ║ Sales VAT Food VAT Bar VAT ║░ ╠═══════════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤═══════════════╣░ ║ 65.56│ 9.76│ 0.00│ 0.00│ 650.00│ 96.81 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 15.00│ 2.23│ 98.67│ 14.70 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 105.76│ 15.75 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 25.00│ 3.72│ 250.00│ 37.23 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 222.29│ 33.11 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 30.00│ 4.47│ 145.78│ 21.71 ║░ ║ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 325.67│ 48.50 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new details to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 6 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - ENTER MONIES PAID OUT Details of cash payments made to suppliers are recorded in Scrooge using a tabular form of account heading columns defined by you. At any time a payment amount may be changed if desired by selecting the appropriate date, and reentering the correct amount. VAT is automatically calculated at the current rate known to Scrooge, but may be amended to reflect purchases of zero rated items. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER MONIES PAID OUT Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Outside Bar Machine Food ║░ ║DATE Purchase VAT Rentals VAT Purchases VAT ║░ ╠════════╤═══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╣░ ║01/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00║░ ║05/01/92│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 165.56│ 20.00║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new details to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 7 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - ENTER INVOICES RECEIVED Scrooge allows details of received invoices to be recorded, and a single cheque printed for each supplier at a later date enabling you to save money on banking costs and postage. Details of received invoices are entered like cash payments, except that the supplier's reference code is included. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER INVOICES RECEIVED Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║SUPPLIER Rochford Distribution ║░ ║FOLIO 567/6764-2 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Outside Bar Machine Food ║░ ║DATE FOLIO Purchase VAT Rentals VAT Purchases ║░ ╠════════╤══════════╤═══════════╤══════════╤══════════╤══════════╤══════════╣░ ║15/01/92│567/6764-2│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 0.00│ 65.45║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ║ │ │ │ │ │ │ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new details to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 8 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - REVIEW SUGGESTED PAYMENTS After a period of time, you can request from Scrooge what payments are due to suppliers in respect of invoices recorded, but not yet paid. This provides a safety net in case you have entered an invoice amount incorrectly, in which case you can return to the enter invoices received facility and correct the appropriate invoice amount. Scrooge allows suggested payments to be reviewed on the screen, or printed on paper for more detailed checking, which ever you prefer. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software REVIEW SUGGESTED PAYMENTS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ REVIEW SUGGESTED PAYMENTS ║░ ║ ║░ ║Supplier Date Folio Value ║░ ║ ║░ ║Rochford Distribution 15/01/92 567/6764-2 65.45 ║░ ║Rochford Distribution TOTAL 65.45 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Use | and | To See More, Press Esc To Return To The Menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 9 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - PRINT SUPPLIER'S CHEQUES When you want to, Scrooge can be requested to print one cheque for each supplier owed money. After printing the cheques, Scrooge automatically makes an entry in the payments file for each cheque printed. ACCOUNTS FACILITIES - PRINT SUPPLIER LABELS After printing cheques, you may wish Scrooge to print address labels for the suppliers who have had cheques printed. ACCOUNTS FACILITIES - REPRINT LAST CHEQUE RUN If the cheque printing process failed for any reason, for example the cheques became entangled in the printer, you can ask Scrooge to reprint the last batch of cheques printed. ACCOUNTS FACILITIES - CHEQUES PRINTED REPORT At any time you can ask Scrooge for details of all cheques printed within a period of time. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software CHEQUES PRINTED REPORT Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ Period to report from / / To / / ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 10 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - VAT REPORT Scrooge will, upon request, summarise the total VAT paid and charged to suppliers during a specified tax period, defaulting to the current calendar month, and display on the screen the balances along the amount owed to the Customs & Excise. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software VAT REPORT Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ VAT Paid To Suppliers 44.64 ║░ ║ ║░ ║ VAT Charged To Customers 1226.18 ║░ ║ ║░ ║ VAT Owed 1181.54 ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press Return To Return To The Menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 11 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - P&L FIGURES REPORT For the benefit of your accountant, Scrooge will print out the totals for takings and purchases through the year along with the stock value figures for the year. This information your accountant requires for your end of year Profit and Loss and also balance sheet reports. By providing him with the information already summarised you save his time and your money. ANNUAL P&L FIGURES REPORT AS AT 26/11/92 STOCK Value of stock sold 334.60 Value of stock returned 0.00 Value of stock purchased 305.00 Value of stock lost 0.00 Closing stock value 7011.47 TAKINGS Account Gross VAT Outside Bar Sales 0.00 0.00 Machine Takings 632.60 94.22 Off Sales 65.56 9.76 Food 170.00 25.31 Bar 7308.92 1088.55 Telephone 56.00 8.34 Membership Fees 0.00 0.00 Accommodation 0.00 0.00 TOTAL TAKINGS 8233.08 1226.18 EXPENSES Account Gross VAT Outside Bar Purchases 0.00 0.00 Machine Rentals 0.00 0.00 Food Purchases 231.01 29.75 Bar Purchases 0.00 0.00 Cleaning Materials 0.00 0.00 Rent 0.00 0.00 Staff Wages 100.00 14.89 Director's Salaries 0.00 0.00 Telephone Rental 0.00 0.00 Council Tax 0.00 0.00 TOTAL EXPENSES 696.57 94.42 Page 12 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - CASH FLOW REPORT When required, a cash flow report of all monies in and out of Scrooge may be printed. The report is in two halves, January to June and then July to December inclusive. M CASH FLOW REPORT AS AT 01/03/92 Account January February March April May Outside Bar Sales 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Machine Takings 567.60 65.00 0.00 0.00 0.00 Off Sales 65.56 0.00 0.00 0.00 0.00 Food 70.00 100.00 0.00 0.00 0.00 Bar 3298.17 4010.75 0.00 0.00 0.00 Telephone 56.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Membership Fees 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Accommodation 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Outside Bar Purchases 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Machine Rentals 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Food Purchases 231.01 0.00 0.00 0.00 0.00 Bar Purchases 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Cleaning Materials 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Rent 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Staff Wages 100.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Director's Salaries 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Telephone Rental 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Electricity 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Gas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Council Tax 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Water Rates 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Entertainment 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Breakages 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Wastage 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Brought Forward 0.00 3726.32 7902.07 7902.07 7902.07 Carried Forward 3726.32 7902.07 7902.07 7902.07 7902.07 P Page 13 Servile Software Scrooge ACCOUNTS FACILITIES - FULL INCOME AND EXPENDITURE REPORT For the benefit of both the Customs & Excise, and your accountant, Scrooge will print out a full report of all monies in and out of the business on a day by day basis showing the date, Gross amount, VAT charged or paid, and the Nett amount. FULL INCOME & EXPENDITURE REPORT AS AT 31/12/92 Page 1 DETAILS OF DAILY TAKINGS Date Gross VAT Nett 01/01/92 1556.00 231.74 1324.26 01/01/92 715.56 106.57 608.99 02/01/92 113.67 16.93 96.74 03/01/92 105.76 15.75 90.01 04/01/92 275.00 40.95 234.05 05/01/92 222.29 33.11 189.18 06/01/92 175.78 26.18 149.60 07/01/92 893.27 133.04 760.23 02/02/92 650.00 96.81 553.19 03/02/92 500.00 74.47 425.53 04/02/92 545.56 81.25 464.31 05/02/92 650.00 96.81 553.19 06/02/92 125.63 18.71 106.92 07/02/92 815.00 121.38 693.62 08/02/92 889.56 132.48 757.08 DETAILS OF DAILY PURCHASES Date Gross VAT Nett 01/01/92 100.00 14.89 85.11 05/01/92 165.56 20.00 145.56 15/01/92 65.45 9.75 55.70 Page 14 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL Scrooge assists with stock control through recording details of all opening stock levels, sales made, purchases made, returns arriving back from customers, returns to suppliers, deliveries received and stock lost. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software STOCK CONTROL MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════╗ ║ Enter Sales For Period ║░ ║ Enter Stock Returns ║░ ║ Stock Adjustments ║░ ║ Stock Check List ║░ ║ Suggested Stock Reorders Report ║░ ║ Review Suggested Stock Reorders ║░ ║ Review Stock Valuation ║░ ║ Review Sales History ║░ ║ Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 15 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - ENTER SALES FOR PERIOD To maintain stock control, Scrooge needs to know volumes of stock sold, preferably less often than once a month. Enter the stock reference code of the item sold, Scrooge displays the item's description and you then enter the quantity sold and the date of the sales period. If you do not know the reference code of the stock item, press return on the stock code field, and Scrooge will offer you a scrolling list in alphabetical order of all stock items to choose from. Scrooge will not allow entry of a sales quantity greater than the total number of units it believes to be in stock. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER SALES DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Quantity Sold Date ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ CBB Courage Best Bitter 65 07/01/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new details to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 16 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - ENTER STOCK RETURNS Stock returns are recorded the same as sales made, except that the items are returning to stock. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER RETURNS DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Quantity Returned Date ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ LIEBFR Liebfraumilch Wine 2 10/01/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 17 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - STOCK ADJUSTMENTS Details of losses, and damaged stock may be recorded in the same way as stock sales, except that an extra field is provided to the right of the date field to record a comment about the adjustment, such as "spillage" or "theft". M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER STOCK ADJUSTMENTS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Quantity Date ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ CBB Courage Best Bitter 1 10/01/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 18 Servile Software Scrooge M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER STOCK ADJUSTMENTS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Quantity Date Comments ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ 1 10/01/92 Spillage ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 19 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - STOCK CHECK LIST To assist with stock taking, Scrooge can print a stock check list for you to fill in with actual stock quantities. This list can then be used to record stock levels in the wastage analysis facilities. STOCK CHECK LIST AS AT 26/11/92 Product Description Expected Actual Units Units APPLET Appletise 120 __________ BAILEY Bailey's Irish Cream 14 __________ BECKS Becks Lager 26 __________ BELLS Bells Whisky 237 __________ BIANCO Cinzano Bianco 26 __________ BUD Budweiser (Bottled) 64 __________ BULLDG Bulldog Bitter 308 __________ CBB Courage Best Bitter 802 __________ CDB Courage Director's Bitter 1248 __________ CDM Creme De Menth 56 __________ CLARET Claret Wine 70 __________ COKE Draught Coca Cola 500 __________ COUR Courvoisier Brandy 50 __________ CURACO Blue Curaco 46 __________ DCOKE Diet Coke 44 __________ FOSTER Foster's Lager 705 __________ GGIN Gordon's Gin 834 __________ GINGER Ginger Beer 126 __________ HOLSTN Holsten Pils 66 __________ JD Jack Daniels Sour Mash 249 __________ JSBB John Smith's Best Bitter 783 __________ LIEBFR Liebfraumilch Wine 57 __________ MALIBU Malibu 101 __________ MDRY Molson Dry 136 __________ MILLER Miller Lite (Draught) 831 __________ NSB Newquay Steam Bitter 135 __________ NSL Newquay Steam Lager 136 __________ PRIDE London Pride Bitter 2084 __________ REDSTR Red Stripe Lager 463 __________ ROLLRK Rolling Rock Lager 1102 __________ ROSSI Cinzano Rossi 32 __________ ROYALO Royal Oak Bitter 219 __________ SMIRN Smirnoff Vodka 102 __________ TAG TAG Bottled Lager 124 __________ TEACH Teacher's Whisky 137 __________ TUSKA Tuska Lager 384 __________ WMGIN Whyte & Mackay Gin 1633 __________ Page 20 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - SUGGESTED STOCK REORDERS REPORT Upon request Scrooge will print or display for review suggested purchase orders for items which have fallen below their target stock level. STOCK REORDER LIST AS AT 26/11/92 Supplier Billy Boy Foods Ltd Address The Street Some area Any old town at all Hampshire RG21 1HG Telephone 0256 4758545 Contact Mr Andrew Robertson Code Description In stock On Order Reorder LIEBFR Liebfraumilch Wine 4.75 0 1 Supplier Courage Distributors Ltd Address Courage House Guildford Surrey Telephone 0483 263656 Contact Bill Richardson Code Description In stock On Order Reorder BAILEY Bailey's Irish Cream 0.70 0 1 FOSTER Foster's Lager 4.90 0 1 Supplier Rochford Distribution Address Unit 5 Sternhall Ind Est Sternhall Lane Rochdale Kent Telephone 081 373 2378 Contact Joe Brown Code Description In stock On Order Reorder DCOKE Diet Coke 3.67 0 2 Page 21 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - REVIEW STOCK VALUATION At any time you can see at a glance the value of stock on the shelf, purchased and sold (based upon current selling and cost prices). M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software STOCK VALUATION REPORT Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════╗ ║ Value Of Stock 7012.49 ║░ ║ ║░ ║ Value Of Purchases 305.00 ║░ ║ ║░ ║ Value Of Sales 334.60 ║░ ║ ║░ ║ Value Of Returns -1.60 ║░ ║ ║░ ║ Value Of Adjustments 0.00 ║░ ╚═══════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press Return To Return To The Menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 22 Servile Software Scrooge STOCK CONTROL - REVIEW SALES HISTORY Details of all sales made and recorded in Scrooge may be reviewed by selecting the "Review Sales History" facility from the stock control & sales menu. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software REVIEW SALES HISTORY Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Quantity Sold Date ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ CBB Courage Best Bitter 56 01/01/92 ║░ ║ CDB Courage Director's Bitter 6 01/01/92 ║░ ║ COKE Draught Coca Cola 60 01/01/92 ║░ ║ COUR Courvoisier Brandy 2 01/01/92 ║░ ║ DCOKE Diet Coke 26 01/01/92 ║░ ║ FOSTER Foster's Lager 76 01/01/92 ║░ ║ GGIN Gordon's Gin 6 01/01/92 ║░ ║ LIEBFR Liebfraumilch Wine 5 01/01/92 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Use Cursor Arrow Keys To Scroll Through Sales History ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 23 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING Scrooge is equipped with sophisticated purchase ordering capabilities and also a simple cash purchase recording facility. Use which ever is more use to the way you work. But remember that Scrooge needs to know about all purchases and deliveries. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software PURCHASE ORDERING MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Enter Cash Purchases Expected Deliveries Report ║░ ║ Create Purchase Orders Review Expected Deliveries ║░ ║ Amend Purchase Orders Late Deliveries Report ║░ ║ Accept Purchase Orders Enter Delivery Details ║░ ║ Print Purchase Orders Value Of Purchases Report ║░ ║ Enter Advice Notes Return To Main Menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 24 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - ENTER CASH PURCHASES Cash purchases are recorded in Scrooge to maintain stock control. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER CASH PURCHASES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Quantity Price Each Supplier ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ BAILEY Bailey's Irish Cream 1 0.00 000004 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 25 Servile Software Scrooge M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER CASH PURCHASES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Quantity Price Each Supplier Supplier Name Date ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ 1 0.00 000004 Rochford Distribution 17/03/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P PURCHASE ORDERING - CREATE PURCHASE ORDERS Scrooge will automatically create purchase orders for all stock items below their target stock levels. The created purchase orders may then be reviewed and amended as you wish. Page 26 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - AMEND PURCHASE ORDERS Suggested purchase orders created by Scrooge may be amended, deleted or added to very simply. Scrooge displays a tabular form. The order number is displayed at the left. On a multiple item order there may be four or five rows with the same order number and supplier details. But different items. You can change the details in any of the columns headed in CAPITALS. If you change the supplier for an order number, all rows with that order number will change to display the new supplier. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software AMEND PURCHASE ORDERS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ORDER ITEM Description SUPPLIER ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ 4 LIEBFR Liebfraumilch Wine 000001 ║░ ║ 5 FOSTER Foster's Lager 000003 ║░ ║ 6 DCOKE Diet Coke 000004 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new items to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 27 Servile Software Scrooge Item specific details, such as the stock code, quantity, price and expected delivery date are entered individually. Scrooge automatically calculates the total price for the items. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software AMEND PURCHASE ORDERS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Supplier Name QUANTITY PRICE EACH Total Price RAISED ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ Billy Boy Foods Ltd 1 5.00 5.00 26/11/92 ║░ ║ Courage Distributors Ltd 1 100.00 100.00 26/11/92 ║░ ║ Rochford Distribution 2 4.00 8.00 26/11/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new items to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 28 Servile Software Scrooge M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software AMEND PURCHASE ORDERS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ QUANTITY PRICE EACH Total Price RAISED EXPECTED ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ 1 5.00 5.00 26/11/92 30/11/92 ║░ ║ 1 100.00 100.00 26/11/92 30/11/92 ║░ ║ 2 4.00 8.00 26/11/92 30/11/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new items to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Additional orders may be added to the bottom of the list by entering an order number and supplier code. Scrooge will assume that the order was raised today, but you can amend the raised date if you wish. Against the order number you should enter the first stock item to be ordered. Extra items may be added to an order number by entering the order number at the bottom of the list and the next item to be ordered. PURCHASE ORDERING - ACCEPT PURCHASE ORDERS When you are happy with the batch of purchase orders created you should commit them to Scrooge by selecting this facility. Page 29 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - PRINT PURCHASE ORDERS A single or range of purchase orders may be printed directly or to a file for fine tuning with a word processing package. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software PRINT PURCHASE ORDERS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ First Order Number To Print 1 ║░ ║ ║░ ║ Last Order Number To Print 6 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 30 Servile Software Scrooge A sample purchase order; M Billy Boy Foods Ltd The Street Some area Any old town at all Hampshire RG21 1HG ORDER DATE 26/11/92 OUR REF 4 CUSTOMER REF 1234567890 Please supply the following: Item Description Qty Price VAT Total LIEBFR Liebfraumilch Wine 1 5.00 0.88 5.00 Total This Order 5.00 VAT 0.88 GRAND TOTAL 5.88 P Page 31 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - ENTER ADVICE NOTES Received advice notes may be recorded giving upto date information about expected delivery dates and prices. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER ADVICE NOTES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ Supplier 000004 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER ADVICE NOTES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║Supplier Rochford Distribution Contact Joe Brown ║░ ║Telephone 081 373 2378 Cust Ref 37363 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗░ ║ Stock Code Product Description Quantity Price Expected ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ DCOKE Diet Coke 2 4.00 30/11/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item Press Esc To return to the menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 32 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - EXPECTED DELIVERIES REPORT You can ask Scrooge at any time to print or display details of all deliveries due to arrive before a specified date. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software Expected Deliveries Report Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ Latest Date For Expected Deliveries 29/11/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER DELIVERY DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ Supplier 000004 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 33 Servile Software Scrooge PURCHASE ORDERING - ENTER DELIVERY DETAILS When a delivery is received details of it should be recorded. Scrooge caters for part deliveries by allowing you to specify whether or not an item has been completely delivered. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER DELIVERY DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║Supplier Rochford Distribution Contact Joe Brown ║░ ║Telephone 081 373 2378 Cust Ref 37363 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗░ ║ Stock Code Product Description Quantity Date Completed? ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ DCOKE Diet Coke 2 26/11/92 Y ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item Press Esc To return to the menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P PURCHASE ORDERING - VALUE OF PURCHASES REPORT Scrooge prints out a summary of all purchases recorded for all suppliers followed by a total value of purchases for each supplier. Page 34 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS At this stage Scrooge starts to really earn its keep providing you with up to date management information presented in a way which is natural and easy to understand, including pictorial graphs. Gone are the days of searching through tables of figures supplied by your accountant! M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ANALYSIS MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Month on Month Product Analysis Takings Breakdown Graph ║░ ║ Month on Month Type Analysis Takings Breakdown Report ║░ ║ Month on Month Class Analysis Expense Breakdown Graph ║░ ║ Monthly Product Sales Graph Expense Breakdown Report ║░ ║ Monthly Gross Profit Graph Annual Account Comparison Graph ║░ ║ Monthly Type Sales Graph Budget Report ║░ ║ Monthly Class Sales Graph Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 35 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTH ON MONTH PRODUCT ANALYSIS This report may be printed or sent to a disc file and shows details on a monthly basis of stock volumes sold, and revenue received from stock sales (based on current selling price - current cost price of each item). Only items actually sold are included in the report. DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTH ON MONTH GROUP ANALYSIS This report may be printed or sent to a disc file and shows details on a monthly basis of group volumes sold, and revenue received from group sales (based on current selling price - current cost price of each item). Only groups with actual sales are included in the report. DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTH ON MONTH SUB GROUP ANALYSIS This report may be printed or sent to a disc file and shows details on a monthly basis of sub group volumes sold, and revenue received from group sales (based on current selling price - current cost price of each item). Only sub groups with actual sales are included in the report. DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTHLY PRODUCT SALES GRAPH Scrooge displays a histogram graph of the month on month sales volume for any specified stock item. Page 36 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTHLY GROSS PROFIT GRAPH Scrooge displays a histogram graph of the month on month gross profit for all stock items sold. A contrived example monthly gross profit graph illustrating how you can see at a glance which are your best, and worst months. Armed with this information you can plan closures and staff holidays to minimise their impact on your business. M Monthly Gross Profit Graph As At 31/12/92 1082.76------------------------------------▓------------------------ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ 541----▓---------▓---------▓---------▓----▓-------------------▓- ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ 1----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓- Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec P Page 37 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTHLY GROUP SALES GRAPH Scrooge displays a histogram graph of the month on month sales volume for any specified group of stock items. A contrived graph of sales volume for one major analysis code. This illustrates the months when this type of product sells fast, and when its slow periods are, allowing you to plan your capital expenditure on types of stock more efficiently. M Monthly Sales Volume Graph For Beer As At 31/12/92 331----------------------------------▓-------------------------- ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ 165--------------▓-------------------▓----▓-------------------▓- ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ ▓ 1----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓----▓- Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec P Page 38 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - MONTHLY SUB GROUP SALES GRAPH Scrooge displays a histogram graph of the month on month sales volume for any specified sub group of stock items. DATA ANALYSIS & GRAPHS - TAKINGS BREAKDOWN GRAPH Scrooge displays a histogram of the top 15 takings account codes so that you can see at a glance your best earning accounts. DATA ANALYSIS & GRAPHS - TAKINGS BREAKDOWN REPORT Scrooge prints a report detailing takings received by all accounts during a specified period, and the percentage of all takings for each account. The report is sorted into descending order of amounts taken. DATA ANALYSIS & GRAPHS - EXPENSES BREAKDOWN GRAPH Scrooge displays a histogram of the top 15 expenses account codes so that you can see at a glance where most of your money goes. DATA ANALYSIS & GRAPHS - EXPENSES BREAKDOWN REPORT Scrooge prints a report detailing payments made to all accounts during a specified period, and the percentage of all payments for each account. The report is sorted into descending order of payments made. Page 39 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - ANNUAL ACCOUNT COMPARISON GRAPH M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ANNUAL ACCOUNT COMPARISON GRAPH Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════╗ ║ Outside Bar Sales ║░ ║ Machine Takings ║░ ║ Off Sales ║░ ║ Food ║░ ║ √Bar ║░ ║ Telephone ║░ ║ Membership Fees ║░ ╚═══════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Select/Deselect accounts by pressing the space bar, Press RETURN to graph ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P A comprehensive line graph comparing up to 15 different accounts may be displayed on suitably equipped computers. (EGA or VGA monitor required). Scrooge requires you to select the desired accounts to compare by moving the highlight bar on the provided list and pressing the space bar to select and deselect accounts as required. A selected account has a √ displayed to the left of it. The graph shows takings/expenses for each account over the current financial year with each account being shown in a different colour, and keyed to the left of the graph. Page 40 Servile Software Scrooge DATA ANALYSIS & GRAPHS - BUDGET REPORT Upon request Scrooge will print a budget report for all accounts which compares, on a monthly basis, actual takings and payments against those budgeted for. The nett profit for each month is also printed. Page 41 Servile Software Scrooge WASTAGE ANALYSIS Your FIRST stock take of the year's results should be entered into Scrooge through the ENTER OPENING STOCK VALUES option of the Wastage Analysis Menu. The figures will default to the believed total quantities for each stock item. Subsequent stock takes should be entered through the ENTER CLOSING STOCK VALUES facility. After any required wastage analysis reports have been run, the UPDATE STOCK RECORDS facility should be selected to transfer the closing stock results into the opening stock figures for the next period, and any wastage will be recorded in the adjustments file. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software WASTAGE ANALYSIS MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════╗ ║ Enter Opening Stock Values ║░ ║ Enter Closing Stock Values ║░ ║ Review Wastage Figures ║░ ║ Print Wastage Figures ║░ ║ Update Stock Records ║░ ║ Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 42 Servile Software Scrooge WASTAGE ANALYSIS - ENTER CLOSING STOCK FIGURES Scrooge first requires the date of the stock check to be entered. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER CLOSING STOCK FIGURES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ Enter Date Of Stock Check 26/11/92 ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ║ ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 43 Servile Software Scrooge And then presents all stock items together with their believed stock level figure for amendment if appropriate. The stock items are displayed in alphabetical order so that you can easily transfer the information from the stock check list straight in. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ENTER CLOSING STOCK FIGURES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Stock Code Product Description Closing Stock ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ APPLET Appletise 120 ║░ ║ BAILEY Bailey's Irish Cream 14 ║░ ║ BECKS Becks Lager 26 ║░ ║ BELLS Bells Whisky 237 ║░ ║ BIANCO Cinzano Bianco 26 ║░ ║ BUD Budweiser (Bottled) 64 ║░ ║ BULLDG Bulldog Bitter 308 ║░ ║ CADBY Cadburys Chocolate Liquer 53 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 44 Servile Software Scrooge WASTAGE ANALYSIS - REVIEW WASTAGE FIGURES Scrooge allows review of the current stock take period's wastage figures to be reviewed or printed in more detail. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software REVIEW WASTAGE FIGURES Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║░ ║ WASTAGE ANALYSIS FIGURES PERIOD 01/01/92 TO 26/11/92 ║░ ║ ║░ ║Product Opening Sales Wastage Percent ║░ ║ ║░ ║Appletise 120 0 0.00 0.00 ║░ ║Bailey's Irish Cream 26 12 0.00 0.00 ║░ ║Becks Lager 14 0 0.00 0.00 ║░ ║Bells Whisky 217 0 0.00 0.00 ║░ ║Cinzano Bianco 26 0 0.00 0.00 ║░ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Use | and | To See More, Press Esc To Return To The Menu ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P WASTAGE ANALYSIS - PRINT WASTAGE FIGURES The wastage figures for the current peiod can be printed in detail. g WASTAGE ANALYSIS FIGURES PERIOD 01/01/92 TO 26/11/92 Product Opening Closing Sales Purchases Adjustments Wastage Percent Loss Appletise 120 120 0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Bailey's Irish Cream 26 14 12 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Becks Lager 14 26 0 12 0.00 0.00 0.00 0.00 Bells Whisky 217 237 0 20 0.00 0.00 0.00 0.00 Cinzano Bianco 26 26 0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Budweiser (Bottled) 16 64 0 48 0.00 0.00 0.00 0.00 Courage Best Bitter 713 802 56 144 1.00 0.00 0.00 0.00 Courage Director's Bitter 1254 1248 6 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Draught Coca Cola 560 500 60 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Whyte & Mackay Gin 1633 1633 0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 P Page 45 Servile Software Scrooge WASTAGE ANALYSIS - UPDATE STOCK RECORDS When you have entered the details of the stock take you should commit the new stock levels by selecting the update stock records facility from the wastage analysis menu. Notice that this will transfer the entered closing stock levels to the opening stock levels in readiness for the next period's stock take, and as such no further wastage analysis will be possible. Any wastage discovered by the stock take will be entered by Scrooge in the adjustments file under the comment "wastage". Page 46 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software MAINTENANCE MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════╗ ║ Maintain Stock Records ║░ ║ Maintain Analysis Codes ║░ ║ Maintain Control File ║░ ║ Maintain Supplier Records ║░ ║ Maintain Account Codes ║░ ║ Print Stock Records ║░ ║ Print Analysis Codes ║░ ║ Print Supplier Records ║░ ║ Print Account Codes ║░ ║ Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 47 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE - MAINTAIN STOCK RECORDS Comprehensive details are recorded and automatically updated about stock items. The fully relational characteristics of the Scrooge data means that you do not have to enter duplicate information. The items marked with an asterisk (*) below are determined by Scrooge automatically. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software MAINTAIN STOCK DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║Product CBB Description Courage Best Bitter ║░ ║Type BE Type Beer* ║░ ║Class DB Class Draught Beer* ║░ ║Supplier 000001 Company Billy Boy Foods Ltd* ║░ ║Target Qty 5 ║░ ║Units Per Item 144 VAT Code 0 17.50* ║░ ║Items In Stock 9.62 Units in Stock 1385* ║░ ║Item Sale 230.40* Unit Sale 1.60 ║░ ║Item Cost 17.00 Unit Cost 0.12* ║░ ║Item Profit 213.40* Unit Profit 1.48* ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║F2 Next F3 Previous F4 Amend F5 New F6 Search F7 Continue Esc Exit║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 48 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE - MAINTAIN ANALYSIS CODES Analysis codes are entered through a simple tabular form, with new codes being added to the bottom of the list. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ANALYSIS CODE MAINTENANCE Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Analysis Code Description ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ BE Beer ║░ ║ LG Lager ║░ ║ WI Wines ║░ ║ SP Spirits ║░ ║ CI Cigarettes ║░ ║ TB Tobacco products ║░ ║ DB Draught Beer ║░ ║ BB Bottled Beer ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 49 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE - MAINTAIN CONTROL FILE The control file records special details including titles for analysis codes, your company name, the start date of your financial year, three VAT rates, the number of the next cheque to be printed and printer control strings. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software MAINTAIN CONTROL FILE Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ANALYSIS ║░ ║ Title For Analysis Group One Type ║░ ║ Title For Analysis Group Two Class ║░ ║ Company Name The Intrepid Fox Public House ║░ ║ ║░ ║ ACCOUNTING ║░ ║ Start Of Current Financial Year 01/01/92 ║░ ║ VAT Rate 0 0.00 ║░ ║ VAT Rate 1 17.50 ║░ ║ VAT Rate 2 0.00 ║░ ║ Cheque Number 102 ║░ ║ ║░ ║ PRINTER ║░ ║ Reset String chr(12) + chr(18) ║░ ║ Small Print On chr(27)+"g" Small Print Off chr(27)+"P" ║░ ║ Condensed On chr(15) Condensed Off chr(18) ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P For the purposes of VAT, three codes are provide; VAT0 Zero rated and non VAT goods (zero percent) VAT1 Standard rate VAT added to purchases VAT2 Additional VAT rate Page 50 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE - MAINTAIN SUPPLIER DETAILS Scrooge records complete supplier details, right down to the customer reference assigned to you by the supplier. With these details available for chasing late deliveries your supplier dosn't stand a chance! M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software MAINTAIN SUPPLIER DETAILS Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║Ref 000004 Name Rochford Distribution ║░ ║Address Unit 5 Sternhall Ind Est ║░ ║ Sternhall Lane ║░ ║Town Rochdale ║░ ║County Kent ║░ ║Post Code ║░ ║Telephone 081 373 2378 ║░ ║Contact Joe Brown ║░ ║ ║░ ║Customer Number 37363 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║F2 Next F3 Previous F4 Amend F5 New F6 Search F7 Continue Esc Exit║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 51 Servile Software Scrooge DATA MAINTENANCE - MAINTAIN ACCOUNT CODES Account codes are nominal codes and descriptions. Codes between 0001 and 4999 inclusive are assumed to be income accounts and codes above 5000 are assumed to be expense accounts. Budget figures may also be included for the twelve months of the current year. The end of year procedure will transfer last years figures for each month into the budget figures for the current year. A four character abbreviation may be optionaly added to each account to be displayed in place of the account code on appropriate graphs. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software ACCOUNT CODE MAINTENANCE Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Account Code Description Abbreviation January February ║░ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣░ ║ 0001 Bar BAR 0.00 0.00 ║░ ║ 0002 Machine Takings MACH 0.00 0.00 ║░ ║ 0003 Off Sales OFF 0.00 0.00 ║░ ║ 0004 Food FD 0.00 0.00 ║░ ║ 0005 Outside Bar OBAR 0.00 0.00 ║░ ║ 0006 Telephone TELE 0.00 0.00 ║░ ║ 0007 Membership Fees MEMB 0.00 0.00 ║░ ║ 0008 Accomodation 0.00 0.00 ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Press RETURN to amend highlighted item, add new codes to bottom of list ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 52 Servile Software Scrooge UTILITIES The Scrooge utility menu provides access to seldom used facilities. This is the menu you will be least familiar with, if you do have a problem don't hesitate to call us on 0256 414072. M ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Servile Software UTILITY MENU Scrooge ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═════════════════════════════════╗ ║ Export Sales Figures ║░ ║ Export Purchase Figures ║░ ║ Export Adjustment Figures ║░ ║ Export Income/Expense Figures ║░ ║ Enter Financial Year Start Date ║░ ║ Year End Clear Down ║░ ║ Create Income/Expenses File ║░ ║ Return To Main Menu ║░ ╚═════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Please Select Facility ║░ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ P Page 53 Servile Software Scrooge UTILITIES - EXPORT SALES FIGURES Scrooge allows the exporting of sales figures within a specified period to a CSV text file for importing into a spreadsheet or accounts package. The format of the file is; stock code, quantity, date, price each UTILITIES - EXPORT PURCHASE FIGURES Scrooge allows the exporting of purchase figures within a specified period to a CSV text file for importing into a spreadsheet or accounts package. The format of the file is; stock code, quantity, date, price each UTILITIES - EXPORT ADJUSTMENT FIGURES Scrooge allows the exporting of adjustment figures within a specified period to a CSV text file for importing into a spreadsheet or accounts package. The format of the file is; stock code, quantity, date, price each, comments UTILITIES - EXPORT INCOME & EXPENSES FIGURES Scrooge allows the exporting of income & expense figures within a specified period to a CSV text file for importing into a spreadsheet package. The format of the file is; date, amount1, vat amount 1, amount2, vat amount2....etc Page 54 Servile Software Scrooge UTILITIES - ENTER FINANCIAL YEAR START DATE This facility allows you to enter a new date as the start of the current financial year. UTILITIES - YEAR END CLEAR DOWN This facility should only be run after all reports have been produced for the current year as it destroys all income and expense figures for the current year, transfering them to the budget figures for next year. UTILITIES - CREATE INCOME/EXPENSE FILE This facility should only be used when, at the start of a new year, you have created new or deleted some old account codes and descriptions. It destroys all income and expense figures recorded in Scrooge. Page 55